TUGAS TEORUM 2 (pengembangan struktur organisasi dibidiang system informasi)

14. pengembangan struktur organisasi dibidang system informasi

 Contoh pengembangan struktur organisasi dibidiang system informasi

Pada kenyataannya, terdapat banyak jenis proyek-proyek sistem informasi. Dari yang bersifat strategis -

eperti penyusunan buku biru pengembangan sistem informasi perusahaan, analisa kebutuhan sistem

informasi, perencanaan strategis sistem informasi, manajemen resiko sistem informasi – sampai dengan

yang sangat teknis – seperti instalasi infrastruktur jaringan, implementasi paket aplikasi yang dibeli di

pasaran, pembuatan software untuk keperluan tertentu, audit teknologi informasi, pembangunan jaringan

pengaman sistem, dan lain sebagainya.

Sebelum sistem yang bersangkutan menjadi bagian integral dari perusahaan, biasanya sebuah tim dibentuk.untuk melaksanakan sebuah proyek pengembangan sistem informasi. Dilihat dari sisi SDM-nya, struktur

proyek sistem informasi melibatkan paling tidak tiga unsur:

·         para karyawan dari divisi-divisi yang terkait

dengan sistem informasi (Divisi Teknologi Informasi, Departemen EDP, Dinas Sistem Informasi, dan lainlain),

·         konsultan eksternal yang disewa khusus sebagai tenaga ahli dan spesialis, serta para vendor sebagai

penyedia perangkat keras dan perangkat lunak.

·         Organisasi proyek sistem informasi yang ideal, biasanya memiliki struktur seperti gambar di atas, dilihatdari kacamata para konsultan

·         Project Sponsor adalah seorang manajemen puncak (beserta anggota tim jika perlu), yang diserahkan tugas

khusus oleh perusahaan sebagai penanggung jawab proyek sistem informasi.

Tim inti proyek sistem informasi dapat dikategorikan menjadi tiga bagian utama: Information Management,

Information System, dan Information Technology.

Tim Information Management merupakan kumpulan

para ahli manajemen yang sangat menguasai ilmu informasi untuk kebutuhan bisnis. Menganalisa dan

menangani aspek-aspek bisnis dan manajemen (relationship oriente) dari suatu sistem informasi (relasi

antara sistem informasi dengan fungsi-fungsi organisasi lainnya, hubungan antara sistem informasi dengan

manajemen kunci perusahaan, dan lain sebagainya) merupakan tanggung jawab dari tim ini, seperti:

􀂄 Para ahli manajemen perubahan yang akan mengusulkan cara terbaik implementasi

sebuah sistem baru sebagai pengganti sistem lama;

􀂄 Pakar analisa cost-benefit akan melihat aspek-aspek informasi dari kacamata

pembiayaan investasi dan manfaat yang diberikan kepada perusahaan;

􀂄 Ahli bisnis pada industri dimana perusahaan berada akan sangat mempercepat proses

analisa dan meningkatkan kualitas output karena pengalaman yang telah dimiliki;

􀂄 Pakar pembuatan perencanaan bisnis perusahaan akan menjaga agar proyek sistem

informasi yang dijalankan sejalan dan tidak berada di luar jalur-jalur kerangka

strategi perusahaan yang telah disepakati;

􀂄 Ahli audit teknologi informasi akan menilai seberapa jauh efektivitas sistem yang

ada sekarang dengan kebutuhan bisnis, dan bagaimana keamanan sistem sehubungan

dengan kontrol internal perusahaan; dan lain sebagainya.

Tim Sistem Informasi akan memfokuskan diri pada jenis-jenis informasi apa yang dibutuhkan

oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis sehari-hari (demand oriented) dan hal-hal lain yang

berkaitan dengannya, seperti:

􀂄 Ahli strategi sistem informasi merupakan pakar utama yang dibutuhkan tim untuk

mendefinisikan jenis-jenis informasi yang harus dihasilkan dengan segala

karakteristiknya bagi perusahaan;

􀂄 Pakar manajemen resiko akan melihat resiko bisnis yang mungkin dihadapi

seandainya terjadi kesalahan atau hal-hal lain dalam sistem informasi yang dibangun;

􀂄 Ahli contingency planning akan mempersiapkan prosedur yang harus dilakukan

perusahaan jika ada gangguan teknis sistem yang dapat menggangu aktivitas

perusahaan;

􀂄 Pakar manajemen proyek akan mempersiapkan strategi dalam menjalankan portfolio

proyek sistem informasi yang beragam berdasarkan skala prioritas dan keterbatasan

sumber daya;

􀂄 Spesialisasi suports dan services yang akan mengajukan usulan bagaimana

memelihara sistem informasi setelah proyek selesai dilaksanakan (pasca

implementasi), termasuk di dalamnya kemungkinan outsourcing, usulan

pembangunan infrastruktur khusus (call center, help desk, dan lain-lain), sampai

dengan prosedur-prosedur yang harus dilakukan.